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“自我诊断”指南:如何发现组织中的问题和挑战?

《公益组织团队能力提升》系列文章2

· 公益组织团队能力提升

作为团队的领导者,你有没有把下面几句话挂在嘴边?

  • “大家不喜欢团队协作。”

  • “我解释得够清楚了,但是TA就是不听。”

  • “只要我不督促,他们就不干活。我要是不盯着,什么事情都做不成。”

工作中的抱怨总是少不了的,但是如果我们忙于互相指责,就没办法为棘手的问题找到解决方案。领导者需要培养“自我诊断”的能力,需要透过琐碎平常的表象,看出组织的潜在问题。

大多数时候,领导者对于团队所面临的挑战是心知肚明的。他们知道团队内谁表现好,谁表现不好;他们知道如果有更多的钱,更多的资源和更成熟的团队,组织会在许多方面表现更好;他们也知道有些时候,工作标准并没有被满足。

但是,工作中总会出现各种各样的突发状况,领导者们也会疲于解决眼前的困难,从而忽视了问题背后真正的原因。

每个团队都面临着一个共同挑战——为了实现目标,大家需要团结协作。只要我们的工作需要他人的配合与努力,我们就要学着合作,学着适应不同人的工作方式。领导者们如果可以积极引导团队、避免互相指责,就能帮助团队专注于问题的根本原因和解决方案。

公益机构中的常见挑战

团队领导者所面临的挑战,通常可以分为两类:项目挑战人员挑战。

仅仅是“看到”问题还不够,我们需要“了解”问题

解决团队问题的关键,在于了解问题的表现形式(也就是机构的“痛点”)和问题背后的真实原因(也就是“症结”)。“了解问题”至关重要,只有先了解问题、找出症结所在,机构才能作出正确的决定,或是找到合适的外部支持。

以下步骤可以帮助你找到问题背后的原因:

  1. 收集你所看到、听说或是感觉到的情况,要格外注意问题发生的细节和背景,以及问题的出现是否有特定的模式或规律。

  2. 在你发现了问题之后,问问包括你自己在内的每一位团队成员,为什么会出现这个问题。多问几遍“为什么”,能够帮助你弄清楚行为或现象背后的深层原因。

  3. 把“出现的问题”和“原本的计划”做个对照,然后写出一份“问题分析”——“我们希望达到的目标是A,目前我们的状况是B。A和B之间的差距可能在于C。”

  4. 针对出现的问题和原因,制定出相应的行动策略和优先级。行动策略要尽可能全面和详细。

这四个步骤是一个需要大家反复学习、讨论和反思的循环,而不是一个线性的发展过程。

为什么这个过程很难一蹴而就?怎么样才能顺利完成转变?

  • 想要识别问题背后的真实原因并不容易:

问题的表层原因通常是很容易识别的:如果团队成员请假过于频繁,工作没有连贯性,那么TA肯定不怎么喜欢自己的工作吧?但是我们要考虑的是更复杂、更隐秘的深层原因,这一点才是最难的。所以多问“为什么”对于我们发掘问题背后的真实原因真的很重要。

  • 不明确的工作标准或期望结果:

对于同一个工作,经理、员工和领导者常常带着不同的期望和假设,因为他们考虑问题的出发点和层级都是不同的。

怎么样才能设定明确的工作标准和预期结果呢?我们需要的不是一个长长的列表,而是清晰的原则,团队可以在原则框架下制定执行计划。例如,如果原则是“让客户满意”,那么员工就会知道,无论具体怎么执行,都要以客户的需求为出发点。

  • 缺乏一致的价值观:

很多时候,团队成员之间无法做到开诚布公、互帮互助。这种“各自为战”的情况可能有许多潜在的原因,包括领导层没有给出明确的期望和标准,成员不认同组织价值观,也不愿意在工作中践行价值观。

  • 已经发现了问题和原因,但仍然不知道如何应对:

这是最难的情况了。就算你已经知道了一个问题的根本原因,你还是有可能感到迷茫:不知道接下来该做什么、也不知道如何制定相应的策略。

这个时候,你可以试着寻找合适的内部和外部支持。一旦清楚了自己所面临的问题和需要改变的方向,你在寻找外界资源的时候会更加理智。

同事和专家的支持可以帮助你“另辟蹊径”,找到合适的解决方案;也可以帮助你的团队成员提高工作表现,让整个团队更加团结和高效。

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